Аутсорсинг кадрового персонала позволяет передать часть вопросов специалистам сторонней организации. Аутсорсинг кадрового производства представляет собой эффективное решение для оптимизации бизнес-процессов, т. к. имеет такие преимущества, как снижение затрат на работников, повышение качества труда, а также минимизация многих кадровых рисков в целом.
Аутсорсинг: что это и зачем это нужно?
Аутсорсинг – это передача функций, связанных с отделом или конкретным сотрудником специальной компании. Эта мера позволяет снизить нагрузку на имеющихся работников, либо вообще избавит от необходимости нанимать новых сотрудников в штат. Заказчик может передать подрядчику как часть бизнес-процессов, так и полный их объем. Соответственно, исполнитель может нести как частичную, так и полную ответственность за работу.
В некоторых случаях аутсорсинг проводится с привлечением импланта, т. е. человека из компании-подрядчика, который будет работать в вашей фирме и служить связующим звеном между людьми на аутсорсинге и вашей компанией.
Если вы решили обратиться к аутсорсингу, то вам нужно будет заключить договоры ГПХ с исполнителем, а компании, которая предоставляет услуги – трудовой договор между собой и персоналом, если это нужно.
Имплант и его функции
Имплант, т. е. сотрудник, который будет трудиться в компании заказчика, нужен не всегда. Как правило, он привлекается в большие проекты и выполняет следующие функции:
- Консультации по кадровым вопросам;
- Представление интересов компании исполнителя на территории заказчика;
- Контроль за выполнением делегированных задач.
Как правило, имплант – это высококвалифицированный сотрудник, главная зона ответственности которого заключается в улучшении показателей деятельности компании в строго определенной сфере, а также контроль за работой специалистов на аутсорсинге.
Имплант в сфере кадрового делопроизводства проводит аудит в компании по работе с кадрами, учет контроля рабочего времени, контролирует соблюдение законодательных норм, помогает решать споры, проводит инструктаж сотрудникам, а также может предоставлять консультации. При необходимости он может решать и многие другие вопросы.
Преимущества и недостатки кадрового аутсорсинга
Главное преимущество аутсорсинга в том, что он помогает сэкономить финансы и человеческие ресурсы, привлечь к работе действительно лучших сотрудников и избежать типичных ошибок при найме работников. Также стоит выделить и другие плюсы работы по такой схеме:
- Ответственность за процессы ложится на аутсорсинговую фирму, т. к. заказчик получает результат, даже если часть персонала на аутсорсинге уйдет в отпуск, заболеет или даже уволится.
- Качество процессов, т. к. у исполнителя больше опыта в нужной сфере, есть необходимое оборудование и ПО.
- Возможность для заказчика быть сфокусированным на основных задачах, не расходуя ресурсы на второстепенные процессы.
- Экономия на издержках, к которым относится приобретение дополнительной техники, работа с отчетностью и т. д. Все эти статьи расходов влияют на доход компании и должны быть оптимизированы.
- Конфиденциальность зарплаты менеджеров. Сотрудники не смогут случайно получить доступ к скрытой информации, если работу с ней отдать на аутсорсинг.
- Передача всех финансовых рисков. Аутсорсер, как правило, берет на себя все риски, связанные с финансами. Он отвечает за правильность расчетов, качество отчетности и т. д.
Аутсорсинговые компании всегда мотивированы на результат и минимизацию ошибок в своей работы, для чего создаются методики контроля и оптимизации внутренних процессов фирмы.
Однако у аутсорсинга есть и минусы, главный из которых – это высокий риск сотрудничества с недобросовестным исполнителем. Такие фирмы могут задерживать заработную плату своим работникам, что будет сказываться на качестве и т. д. Также выделяют и другие минусы:
- Конфиденциальность заказчика ставится под угрозу, т. к. он передает исполнителю часть своих данных. Важно подписать соглашение о неразглашении данных, однако, даже в этом случае риск распространения конфиденциальной информации остается высоким.
- Слишком высокая оплата за услуги. Этот пункт также можно отнести к добросовестности исполнителя. Как правило, услуги на аутсорсинге стоят дешевле, однако, есть большой риск столкнуться с компаниями, которые возьмут дорого за посредственное качество работы.
Этих и других недостатков можно избежать, если с умом подойти к оформлению договора об оказании услуг и заключить соответствующие соглашения.
Кому подойдет аутсорсинг
В первую очередь такая услуга подходит фирмам, у которых много требований к человеческим ресурсам. Таким компаниям очень сложно принимать новый персонал, т. к. каждая единица должна соответствовать целому списку параметров. Кадровый аутсорсинг в таком случае – оптимальное решение. Например, к таким компаниям относятся строительные фирмы. Согласно законодательству у них должно быть определенное количество человек с нужной квалификацией и уровнем знаний.
К аутсорсингу обращаются такие компании, которым сложно держать фокус внимания на всех бизнес-процессах и некоторых из них они готовы делегировать. Особенно часто такие ситуации возникают в случае, если фирма запускает новое направление и бросает все силы на его развитие.
Комментарий эксперта: обратите внимание, что аутсорсинг может стать отличным решением для компаний, которые только вышли на рынок, т. к. он помогает избежать типичных ошибок и позволяет достаточно быстро раскрутиться, т. к. директор и управляющий персонал могут сфокусироваться на главных задачам компании, доверив специалистам на аутсорсинге второстепенные.
Заказчиком в данном случае может выступать компания любого масштаба. Небольшим компаниям выгодно обратиться к аутсорсингу, т. к. таким образом они могут сэкономить на подборе, оформлении и прочих процессах найма персонала. Крупным же фирмам аутсорсинг выгоден именно из-за возможности сфокусироваться на главных процессах компании. Конечно, на аутсорсинг передаются далеко не все бизнес-процессы.
Кадровое делопроизводство: особенности и схемы работы
HR-служба имеет множество функций, однако две из них чаще всего отдают на аутсорсинг: это поиск и подбор персонала и делопроизводство. Рассмотрим оба направления подробнее.
Поиск персонала можно передать на аутсорсинг в кадровые агентства. Как правило, подход таких компаний к работе основан на быстром и эффективном поиске подходящих кандидатов для разных позиций. Кадровые агентства работают с любыми клиентами: от небольших стартапов до крупных корпораций. В любом случае они стараются подобрать лучших кандидатов на рынке.
Команды таких агентств состоят из опытных консультантов с собственными базами данных. При этом, их услуги максимально объемные: они подбирают персонал, обрабатывают резюме, проверяют документы и рекомендации. Чаще всего за их услугами обращаются компании, которые оказывают производственные, либо строительные услуги. Такие организации нанимают персонал массово, а иногда и попроектно. Им проще доверить этот процесс работникам на аутсорсинге, чем создавать собственный большой отдел кадров. .
Еще одно направление, которое часто отдают на аутсорсинг – это кадровое делопроизводство, т. е. процесс обработки кадровых документов. Он может включать в себя работу с персональными данными работников, составление договора, разработку кадровых политик, проведение определенных процедур и т. д. Кадровое делопроизводство – важный элемент любой компании, т. к. оно помогает управлять людьми и процессами, удерживать в компании таланты, сокращать затраты на персонал и т. д. Это очень важный бизнес-процесс, который в некоторых ситуациях лучше отдавать на аутсорсинг профессионалам.
Схема работы аутсорсинга
Организация аутсорсинга включает несколько следующих этапов:
- Подготовка к передаче бизнес-процессов. Сначала заказчик должен решить что именно будет передано на аутсорсинг. Также важно решить какие у заказчика будут ожидания по результатам и срокам оказания услуг. Для этого нужно составить техническое задание, в котором все подробно расписывается. Это важно, чтобы обе стороны понимали чего хотят и сотрудничество сразу стало эффективным.
- Выбор аутсорсера. Здесь важно обратить внимание на экспертность компании и ее опыт в этой сфере. От первого критерия зависит насколько эффективно будут выполняться задачи, а от второго – уверенность в том, что компания-аутсорсер останется на плаву даже если на рынке будут колебания.
- Обращение в выбранную компанию. На этом этапе изучаются условия сотрудничества. Если все подходит, то заключается договор и дополнительные соглашения, если необходимо (например, о неразглашении конфиденциальных данных).
- Внедрение импланта и работа с менеджером проекта. Если сотрудников на аутсорсинге будет несколько, то работа с ними ведется либо через импланта в вашей компании, либо через менеджера проекта. Имплант или менеджер выполняет такие функции, как ответы на запросы заказчика, работа с персоналом и его контроль, выполнение KPI, повышение эффективности бизнес-процессов, подготовка отчетности.
Комментарий эксперта: при выборе исполнителя услуги обращайте внимание на то, чтобы у него было все для работы, включая оборудование и нужные условия. Также убедитесь, что компания соблюдает принципы безопасного труда и т. д.
Как понять, что вам нужно внедрить аутсорсинг кадров?
Прежде всего важно понять какие задачи стоят у вас сегодня и ответить на вопросы о количестве сотрудников в фирме, планировании масштабирования компании, необходимости делегирования процессов и наличии уникальных бизнес-проектов, которые необходимо вести исключительно с помощью внутренних ресурсов фирмы. Ответы на эти вопросы и помогут принять решение. Прибегнуть к аутсорсингу нужно и в следующих случаях:
- Если ваш кадровый специалист увольняется, либо если в HR-отделе начались проблемы личного характера. Это поможет не пустить все процессы на самотек, т. к. аутсорсинг обеспечивает их бесперебойность.
Комментарий эксперта: к аутсорсингу следует прибегать даже в самых сложных случаях, например, когда кадровик увольняется в разгар отчетного периода. Специалисты компании-аутсорсера смогут восстановить кадровый учет в короткие сроки.
- Если у вашей кадровой службы низкая квалификация, которая приводит к постоянным штрафам и ошибкам в расчетах. Как минимум, здесь играют роль репутационные риски. Таким образом, аутсорсинг кадрового делопроизводства решает и запрос на работу с ошибками и их устранением и минимизацией в целом.
- Большая текучка кадров. Аутсорсинг – отличный выход из ситуации, когда приходится постоянно обрабатывать большое количество кадровых документов, при этом вам не хватает на это времени и ресурсов.
Аутсорсинг – залог минимизации трудовых споров и рисков, связанных с репутацией. При этом он обеспечивает стабильный и быстрый рост компании, диверсификацию бизнеса, а также оправдывает инвестиции в расширение.
Заключение
- Аутсорсинг – это передача некоторых задач подрядчику. Обычно к нему прибегают, чтобы минимизировать издержки на персонал, сфокусироваться на основной задаче, либо при запуске нового бизнеса/направления деятельности.
- Главная задачи при налаживании процесса аутсорсинга – это выбор надежного исполнителя. Для этого нужно обратиться внимание на квалификацию и опыт работы сотрудников аутсорсинговой компании, на другие факторы.