Квалифицированный персонал – ценный ресурс компании, управлять которым нужно максимально эффективно. От грамотной автоматизации и учета кадровых операций, в конце концов, зависит эффективность бизнеса, его развития. И, наоборот, неэффективное управление персоналом, в том числе и первоклассными специалистами, неизбежно приведет к потере («текучке») ценных кадров.
Судить о качестве работы по количественным показателям – изначально неверный подход. Для оценки деятельности сотрудников необходимо вводить качественные показатели. И в этом во многом помогает автоматизированная система управления персоналом.
Определения
Автоматизация управления персоналом – вид деятельности, направленный на разработку, внедрение и администрирование прикладного программного обеспечения для управления сотрудниками. Один из результатов автоматизации – повышение эффективности работы кадровой службы организации.
Система управления персоналом (система автоматизации управления персоналом, HRM-система) – прикладное программное обеспечение, позволяющее автоматизировать типовые бизнес-процессы, связанные с управлением кадрами в компании. ПО управляет большим количеством процессов, расчетными (количественные показатели) и аналитическими (качественные показатели) операциями.
Цели и задачи HRM-систем
Система управления персоналом решает 2 основные задачи: упорядочивание расчетов и операций, имеющих отношение к управлению сотрудниками, и минимизация «текучки» кадров.
Цели внедрения HRM-системы в компании заключаются в следующем:
- Планирование и оптимизация расходов на оплату труда.
- Соблюдение правовых норм в области трудовых отношений.
- Управление различными бизнес-процессами – от кадровых решений и расчета заработной платы до повышения мотивации работников.
- Разработка стратегий качественного роста сотрудников.
- Создание благоприятной рабочей среды для каждого работника компании.
- Поиск и подбор персонала.
- Управление навыками и компетенциями.
Что собой представляет современная HRM-система?
Автоматизация управления персоналом – это комплекс процессов, реализуемых посредством соответствующей системы (программного обеспечения).
HRM-системы в зависимости от степени автоматизации подразделяются на следующие виды:
- Расчетные (первый уровень). Наиболее простые типовые решения, предназначенные для автоматизации расчета заработной платы, начислений, надбавок, взысканий, налоговых отчислений. Реализация различных дополнительных модулей для расширения функционала для ПО данного уровня не предусмотрена
- Учетные (второй уровень). ПО для автоматизации кадрового учета, позволяющие выстраивать грамотную кадровую политику компании. Возможно расширение функциональных возможностей.
- Системы управления трудовыми ресурсами (третий уровень). Полноценные многофункциональные HRM-системы, включающие в себя функции двух предыдущих уровней, и позволяющие составлять программы обучения и карьерного роста сотрудников, осуществлять отбор персонала, выявлять наиболее ценные кадры в штате и др.
Дополнительно системы третьего уровня могут использоваться для формирования отчетности: для контролирующих органов, внутренних отчетов филиалов для головной компании, статики для отдела кадров.
Мнение эксперта. Классификация HRM-систем по тем или иным признакам в некоторых случаях приводит к путанице, поскольку ряд функций может дублироваться в HRM, ERP, СЭД и иных системах. Поэтому важно изначально определить проблемы в управлении персоналом, типовые кадровые процессы, требующие автоматизации, и на основе этого выбирать либо HRM-систему требуемого уровня, либо другую информационную систему, позволяющую решить текущие задачи.
Когда необходимо внедрять HRM-систему?
Внедрение полноценной автоматизированной системы управления персоналом (3-го уровня) оправдано в следующих случаях:
- Большое количество сотрудников в организации.
- Компания имеет многочисленные структурные подразделения, офисы и представительства, филиалы.
- Используется сложный расчет зарплаты (превышение норм выработки, условия труда, квалификация, премии за определенные достижения и пр.).
- В компании наблюдается постоянная «текучка» кадров.
- Имеющиеся информационные системы не позволяют решить проблемы, связанные с управлением персоналом.
Наиболее востребовано использование HRM-систем в сфере торговли и финансовых услуг, в строительстве, машиностроении.
Преимущества использования HRM-систем
Как показывает практика, около половины рабочего времени кадровики тратят на рутинные процессы – разработку проектов кадровых документов, их заполнение, согласование с последующим внесением правок, учет. Главное преимущество внедрения автоматизированной системы – экономия времени и снижение нагрузки на HR-специалистов (кадровиков).
К другим преимуществам HRM-систем можно отнести следующее:
- Единая информационная система с личной и корпоративной информацией по сотрудникам. Не нужно отдельно хранить в разных базах контакты, компетенции и обязанности, задачи каждого работника, доступные отпуска и пр. Доступ к всей информации с единой базы данных одной системы.
- Простое и удобное выстраивание задач с последующим контролем их выполнения. Руководители создают задачи и указывают цели, отслеживают продуктивность работников. А персонал, в свою очередь, будет четко понимать, что от него хотят.
- Автоматизация процессов, состоящих из нескольких подпроцессов, и требующих постоянного вовлечения HR-менеджера. Можно задать маршруты для движения документов, требующих согласования в нескольких отделах, утверждения руководителем. Участники процессов мгновенно получают уведомления, когда наступает их очередь обработки документа.
Какую выбрать HRM-систему?
Системы 3-го уровня являются наиболее сложными, функциональными и дорогостоящими. Обычно их выбирают крупные компании, корпорации с большим количеством филиалов и представительств, в т.ч. и в других странах. Для малого и среднего бизнеса столь мощный инструмент не требуется – все возникающие задачи можно эффективно решать посредством системы управления персоналом 2-го уровня (учетной системы).
Что касается HRM-системы 1-го уровня, то это базовые решения, предусмотренные в большинстве прикладных программ для бухгалтерии. Они подходят для совсем небольших фирм, штат которых состоит из нескольких человек, индивидуальных предпринимателей.
ERP-системы
Рассматривая системы автоматизации управления персоналом, нельзя не упомянуть про ERP-системы.
ERP-система – единое решение с общей базой данных, обрабатывающая запросы от всех или большинства подразделений компании – отдела кадров, бухгалтерии, склада и др. Идеальная ERP-система содержит следующие модули:
- Управление производственными процессами, ресурсами, контролем качества продукции, производственными проектами и др.
- Управление поставками – учет товаров, организация закупок, контроль сырья, планирование поставок.
- Финансы – работа с кредиторами, дебиторами, учет средств.
- Трудовые ресурсы – управление кадрами, расчет зарплаты, учет рабочих часов.
- Взаимодействие с контрагентами – маркетинг, партнерские отношения, комиссионные, служба клиентской поддержки, гарантийное обслуживание и пр.
- Информационная система – хранилище для самообслуживания контрагентов, сотрудников.
Архитектура решения по автоматизации управления персоналом
Выделяют несколько возможных архитектур:
- СЭД – самостоятельная система с настройкой для автоматизации управления персоналом в рамках доступного функционала.
- ERP, HRM-системы, в которых реализованы основные функции системы электронного документооборота в виде дополнительных модулей.
- СЭД с интеграцией с ERP- и/или HRM-системой – часть полномочий по работе с электронной документацией переносится из ERP/HRM в СЭД.
Мнение эксперта. В целом, для малого и среднего бизнеса более доступным вариантом становится настройка коммерческой системы электронного документооборота в виде веб-интерфейса или «коробочного» решения с использованием дополнительных модулей или с интеграцией с имеющейся в компании системой управления персоналом.
Автоматизация кадрового электронного документооборота и бизнес-процессов
С помощью системы кадрового электронного документооборота помимо автоматизации работы с кадровой документацией можно также автоматизировать процессы управления:
- учета рабочего времени;
- задачами для повышения эффективности деятельности сотрудников;
- персоналом (кадровый учет, отпуска, больничные и командировки, прохождение аттестации, курсов повышения квалификации);
- проектами (от разработки, планирования до контроля и управления);
- финансами (от планирования бюджета до контроля финансовых потоков).
Одним из примеров функций системы электронного документооборота в области автоматизации управления персоналом можно назвать возможность отслеживания выполнения сотрудниками тех или иных работ.
Обычно СЭД содержат инструменты для групповой работы над проектами и документацией, календарного планирования, загрузки персонала. При разграничении полномочий, прав доступа при работе с информационной системой можно существенно повысить эффективность взаимодействия сотрудников.
Среди преимуществ системы электронного документооборота в сфере автоматизации управления персоналом можно выделить следующее:
- Оптимизация взаимодействия с удаленными работниками. Взаимодействие осуществляется в режиме реального времени. Сотрудник может быстро оформить отпуск, получить проекты документов, требующие исправления.
- Внесение системных изменений в электронные документы. Каждый работник в любое время получает доступ к актуальным документам, что исключает возможные ошибки и неточности, если проект того или иного документа при согласовании претерпел множество изменений.
- Отслеживание получения (прочтения) документов. HR-менеджер (кадровик) в системе кадрового электронного документооборота может узнать, что сотрудник получил необходимый документ, ознакомился с ним.
- Контроль действий сотрудников, работы по проектам. Все изменения в документации сохраняются в системе электронного документооборота, сотрудники работают только с актуальными данными. Можно легко отслеживать, кто и когда внес изменения.
- Электронное взаимодействие между работодателем и сотрудниками по базовым процессам. Преднастроенные сервисы КЭДО включают в себя шаблоны основных кадровых документов – от найма на работу, перевода до увольнения. Сотрудникам кадровой службы не нужно тратить время на разработку и согласование документов.
Дополнительные модули
В зависимости от выбранной системы кадрового электронного документооборота возможно подключение дополнительных модулей для автоматизации управления персоналам. В частности, к таким модулям относится следующее:
- Автоматизация процесса командировок. Формирование заявок на командировку в СЭД, автоматический расчет суточных, бронирование и покупка билетов, получение авансовых отчетов и многое другое.
- Автоматизация процесса отпусков. В системе кадрового электронного документооборота можно ставить задачи персоналу по отпускам на год. Отправка плана на согласование руководителю и формирование итогового графика осуществляются автоматически без непосредственного участия сотрудников. Весь комплект документов на отпуск, больничный сотрудник может подписать с помощью личной электронной печати.
Мнение эксперта. Системы электронного документооборота могут иметь и другие дополнительные модули, настраиваемые под нужды конкретного бизнеса. При выборе платформы СЭД обязательно уточняйте в службе поддержки разработчика о возможностях системы в области автоматизации управления персоналом.
Вопросы и ответы
Может ли система электронного документооборота заменить автоматизированную систему управления персоналом?
Нет. Полноценная замена невозможна, поскольку системы изначально разрабатываются для решения разных задач. Возможна интеграция СЭД и HRM-системы. Другой вариант – выбор коммерческой системы электронного документооборота с настраиваемыми модулями для автоматизации основных кадровых процессов, включая управление персоналом.
В каких случаях в компании целесообразно внедрение HRM-системы?
Внедрять HRM-систему можно в любом бизнесе – от небольшой фирмы до крупного международного холдинга. Вопрос в том, какие инструменты необходимы компании. В большинстве случаев подходит система электронного документооборота с настраиваемыми дополнительными модулями для автоматизации кадровых процессов, т.е. расчетно-учетные информационные системы ЭДО в «коробочном» или облачном исполнении.
Есть ли смысл во внедрении связки «HRM – СЭД»?
Крупные компании могут внедрить полноценные HRM-системы с функцией генерации отчетов для надзорных органов, для внутреннего электронного документооборота – в таком случае отдельно пользоваться платформой СЭД не имеет смысла. В остальных случаях можно либо рассмотреть вариант интеграции систем или внедрение только системы электронного документооборота.
Заключение
- Работа HR-отдела (отдела кадров) сопряжена со многими трудностями, и при большой нагрузке на кадровиков резко снижается эффективность управления кадрами. Автоматизация типовых кадровых процессов (расчет зарплаты, учет командировок, отпусков, больничных), отслеживание количественных и качественных показателей, повышение мотивации сотрудников, планирование их карьерного роста с помощью специальных HRM-систем существенно помогает сотрудникам HR-отдела.
- Малому и среднему бизнесу, как правило, нет смысла в приобретении дорогостоящего прикладного ПО для автоматизации управления персоналом. С большинством задач можно справиться благодаря гибко настраиваемым дополнительным модулям системы электронного документооборота.