Вести кадровый учет, в том или ином виде, обязаны все организации и ИП, в которых используется труд наемных работников. В отделе кадров регулярно обрабатываются (оформляются, согласовываются, изменяются) десятки и сотни локальных нормативных актов и индивидуальных документов, приказов, соглашений, договоров. Некоторые из кадровых документов являются обязательными. Их отсутствие или ведение, учет, хранение с нарушениями может повлечь за собой административную ответственность. Значительная часть документации является необязательной, но ее ведение обеспечивает эффективную работу с кадрами.
Термины и определения
Кадровые документы – документы, относящиеся к работникам, трудовым отношениям и деятельности отдела кадров (HR-отдела, кадровика, бухгалтера по совмещению).
Кадровый документооборот – систематизированное ведение кадровых документов, включающее разработку проектов, оформление, согласование, утверждение, учет, хранение, передачу и уничтожение.
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) – ведение кадрового документооборота в электронном виде с использованием специальных платформ (систем электронного документооборота) и электронных подписей для идентификации как самих документов, фактов внесения изменения в них, так и лиц, их подписавших.
Классификация кадровых документов
Существует несколько классификаций кадровых документов. Наиболее распространенной является классификация по обязательному или необязательному наличию документации в организации:
- Обязательные. Это документы, которые при проведении проверок могут запросить инспекторы контролирующих органов – ИФНС, Государственной инспекции труда, Социального фонда России. Также проверяющие могут быть из Федеральной миграционной службы (если в компании трудятся иностранные граждане), прокуратуры, МЧС, Роскомнадзора. Отсутствие, ненадлежащее ведение обязательной кадровой документации влечет за собой наложение штрафов.
- Необязательные. Группа документов, которую не запрашивают проверяющие, и которую не нужно предоставлять в надзорные органы. Такие документы необходимы для организации эффективного кадрового делопроизводства и управления кадрами.
- Документы, зависящие от специфики деятельности конкретной компании. Такая документация становится обязательной при определенных условиях. Примером можно назвать график сменности для предприятий с соответствующим режимом работы, локальные акты о порядке и размере компенсаций, если по роду деятельности сотрудникам необходимо часто отправляться в командировки.
Вести документы по кадрам можно в стандартном бумажном виде, либо в электронной форме, Оптимальным решением является использование системы кадрового документооборота “Добыто. Документы”.
Возможна классификация документации по следующим группам:
- Распорядительная по личному составу. Документы, издающиеся работодателем для передачи распоряжений сотрудникам организации. Сюда относятся приказы, распоряжения, постановления и др. Пример: приказ о переводе, увольнении.
- Учетная по кадрам. Документация отдела кадров, связанная с сотрудниками, управлением кадрами и организацией труда. К учетным документам относятся личные карточки работников, штатное расписание, трудовые договора и др.
По длительности хранения можно выделить 3 группы:
- Текущие.
- Временного хранения.
- Постоянного хранения.
По форме документа:
- Свободная. Оформляется в свободном виде с учетом действующих норм ТК РФ и других законодательных, нормативных актов. Пример: трудовой договор.
- Типовая. Документация унифицированной формы, разработанной в соответствии с действующими законами РФ. Пример: штатное расписание по форме Т-3 (Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1).
По носителю информации:
- Бумажная документация. Документы, распечатанные на листах бумаги, заверенные печатью (штампом), подписью от руки.
- Электронная документация. Документы, разработанные и утвержденные в электронном виде без обязательного дублирования на бумажном носителе. Заверяются электронной подписью.
Можно также выделить 2 группы кадровой документации по источникам формирования:
- Внутренняя. Предназначены для определения условий труда, режима труда и отдыха, охраны труда, внутренней этики и пр. Используются исключительно во внутреннем документообороте.
- Отчетная (внешняя). Сюда относятся документы, которые кадровик регулярно или нерегулярно передает в ФНС, СФР по форме ЕФС-1, территориальные органы Росстата по форме П-4 (кроме ИП и микропредприятий), службу занятости о вакансиях для инвалидов и др.
Мнение эксперта. Обратите внимание, что с 01.01.2023 г. в соответствии со ст. 11 Федерального закона № 27-ФЗ работодатель должен предоставлять отчеты не только о сотрудниках, заключивших трудовые договора, но и о тех, кто осуществляет трудовую деятельность на основе договоров гражданско-правовых отношений (гражданско-правового характера, ГПХ).
Обязательные и необязательные документы кадровой службы
Единого перечня обязательных кадровых документов организации, установленного на законодательном уровне, нет. Однако контролирующие органы при проведении инспекционных проверок могут запросить ту или иную документацию. Поэтому условно все кадровые документы делят на обязательные и необязательные, а также такие, которые становятся обязательными в определенных ситуациях. Любую документацию можно быстро оформить, согласовать и подписать в системе КЭДО “Добыто. Документы”.
Обязательные документы
Перечень обязательной документации кадровой службы:
- Трудовые договоры. Соглашение между работником и работодателем, регламентирующее трудовые отношения – права, обязанности, ответственность сторон. Договор не должен нарушать положений действующего трудового законодательства. Регламентируется и регулируется ТК РФ (ст. 16, 56-59, 67, 68). Может содержать любые дополнительные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с законодательством.
- Трудовые книжки сотрудников, руководителя. Персональный документ, содержащий записи о трудоустройстве, и подтверждающий трудовой стаж, иные важные обстоятельства (ст. 65, 66 ТК РФ).
- Бланки трудовых книжек, вкладыши к ним. Документы строгой отчетности, заводимые на вновь устраивающихся в штат работников (п. 44 Письма Минтруда России от 19.05.2021 № 320н).
- Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР). Нормативный документ, регламентирующий организацию труда (ст. 189, 190 ТК РФ).
- Штатное расписание. Первичная документация, определяющая структуру, состав и численность сотрудников в штате компании, перечень подразделений, должностей, специальностей, профессий с указанием квалификаций, количества штатных единиц, окладах и т.д. (ст. 15, 57 ТК РФ).
- Положение об оплате труда. Локальный нормативный акт, определяющий применяемые в организации системы оплаты труда, надбавки, компенсации, механизмы начисления, выплаты зарплаты.
- Расчетные листы. Документы, выдаваемые сотрудникам для уведомления о зачислении средств на счет, либо выступающий в качестве части расчетного чека. Работодатель обязан выдавать расчетные листы независимо от формы оплаты (наличные через кассу, прямое зачисление на банковскую карту).
- Табель учета рабочего времени. Документ, в котором учитываются количество дней, часов, отработанных сотрудником с учетом неявок по уважительным (отпуск, больничный, командировка, нахождение в суде по повестке и пр.), прогулов (ст. 91, 99 ТК РФ).
- Положение о персональных данных. Локальный нормативный акт, устанавливающий порядок работы с личной информацией сотрудников в рамках действующего законодательства (ст. 86 ТК РФ).
- Графики отпусков. Локальные нормативные акты, определяющие очередность предоставления сотрудникам оплачиваемых ежегодных отпусков, и содержащие информацию о времени распределения отдыха (ст. 123 ТК РФ).
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
Также к обязательным документам относятся приказы о приеме на работу, переводе, увольнении, назначении ответственных лиц за ведение, хранение, учет, выдачу трудовых книжек, за обработку персональных данных. В организациях обязательно должны быть документы воинского учета и документы в области гражданской обороны (приказы), журналы ознакомления под подпись сотрудников с локальными нормативными актами, документы по охране труда.
Комментарий эксперта. В организации также обязательными считаются кадровые документы, которые связаны с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Это согласие на ведение трудовой книжки в электронном виде или заявление о продолжении ведения трудовой книжки в бумажном виде, отчетность в СФР.
Необязательные документы
Необязательные документы инспекторы при проведении проверок не запрашивают, но это не означает, что их не нужно оформлять, учитывать в организации. К таким документам относятся журналы регистрации приказов, трудовых договоров и соглашений к ним, заявлений работников, служебные записки, ЛНА о структурных подразделениях. Необязательная кадровая документация носит рекомендательный характер. Её ведение помогает упорядочить кадровое делопроизводство, управление кадрами.
Документы, которые становятся обязательными при определенных ситуациях
Это кадровые документы, которые при определенных обстоятельствах переходят в разряд обязательных, но при этом далеко не в каждой организации они необходимы. Среди примеров, помимо рассмотренных ранее (график сменности, компенсации по командировкам) можно отметить следующую документацию:
- Локальный акт об оплате труда. Если в компании система оплаты труда основана исключительно на окладах по трудовому договору и штатному расписанию, то такой акт является необязательным. Если же существует или внедряется система премий, компенсаций и иных надбавок, то тогда данный документ становится обязательным.
- Коллективный договор. Не является обязательным в организации, но, если со стороны работников поступит инициатива о заключении коллективного договора, то в соответствии со ст. 36, 37 ТК РФ работодатель обязан будет его заключать. В противном случае в отношении работодателя наступит административная ответственность.
Кадровый электронный документооборот
Кадровые документы можно вести как в бумажном, так и электронном виде. Кадровый электронный документооборот по сравнению с традиционным способом оформления и хранения документов на бумаге имеет ряд преимуществ:
- Существенное сокращение времени оформления, согласования, утверждения, внесения изменений в документы. Отправка на согласование или утверждение занимает менее минуты. Не нужно ходить из кабинета в кабинет, а, если у компании есть филиалы по городу или в других регионах – нет необходимости в почтовых отправлениях, курьерских услугах.
- Групповая работа над проектами. Все сотрудники, задействованные в работе над конкретными документами, всегда получают доступ к актуальной редакции – внесенные правки отображаются в режиме реального времени, работники получают уведомления, когда на том или ином этапе требуется их участие в работе с документами (например, электронная подпись, согласование проекта документации и т.д.).
- Повышение мотивации и получение навыков, которые пригодятся в дальнейшем. Переход на электронный документооборот уже становится обязательным в бюджетной сфере. Системы ЭДО внедряются не только в крупных компаниях, но и в среднем, малом бизнесе. Умение вести электронный документооборот, пользоваться электронной печатью – ценные навыки. Дополнительно работники тратят меньше времени на формирование типовых документов, их учет (рутинные процедуры), исключаются ошибки в документации, что, несомненно, способствует повышению мотивации.
Если вы рассматриваете вопрос о переходе на электронный кадровый документооборот, обратите внимание на систему “Добыто. Документы”. С функционалом системы можно ознакомиться в бесплатной демоверсии.
Какие документы нельзя перевести в КЭДО?
Следующие документы работодатель обязан продолжать вести в бумажном виде:
- Приказы об увольнении.
- Акты о несчастных случаях на производстве.
- Листы ознакомления или иные документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда.
- Трудовые книжки тех сотрудников, которые отказались от перехода на электронные трудовые книжки.
Разъяснения эксперта. Если сотрудник откажется от перехода на электронную трудовую книжку, то в соответствии с законом работодатель обязан продолжать вести на такого сотрудника трудовую книжку в бумажном виде. При этом отчеты в СФР будут передаваться в электронном виде по форме ЕФС-1. Уволить или применить дисциплинарное взыскание за отказ сотрудника от перехода на электронный документооборот работодатель не имеет права.
Вопросы и ответы
Является ли должностная инструкция обязательной в организации?
В Письме Минтруда России от 25.04.2022 № 14-2/ООГ-2707 указано, что работодатель не обязан составлять должностную инструкцию, т.е. документ не относится к обязательным. Все должностные обязанности могут быть прописаны в трудовом договоре. При этом должностная инструкция является крайне полезной для защиты интересов работодателя, поскольку она позволяет подготовить обоснованный отказ от приема на работу, документально закрепить требования к квалификации сотрудников, установить ответственность работников.
Какими законами регламентируется кадровый электронный документооборот?
На основании Федерального закона от 22.11.2021 г. № 377-ФЗ в Трудовом кодексе были добавлены 3 статьи, регламентирующие порядок кадрового электронного документооборота – ст. 22.1-22.3. Также порядок кадрового ЭДО регулируется законом № 63-ФЗ.
Что такое персонифицированные сведения о физических лицах, и когда кадровику сдавать отчет в ИФНС?
С 2023 г. кадровики столкнулись с рядом изменений в отношении форм и порядка сдачи отчетов как в СФР, так и в ИФНС. Персонифицированные сведения о физических лицах – отчет, заменяющий ранее сдаваемые отчеты по форме СЗВ-М. Новый отчет отличается как по форме, так и содержимому – требуется предоставлять больше сведений. В документ включают всех сотрудников и руководителей. Сдача – ежемесячно, не позднее 25-числа календарного месяца. Отчет можно сдавать как в бумажной, так и электронной форме.
Заключение
- Большое количество кадровых документов, особенности их заполнения, учета, хранения, регулярно вносимые в законы изменения и принимаемые поправки могут стать серьезным вызовом не только для начинающего, но и опытного кадровика, HR-менеджера.
- Современные платформы (системы) кадрового электронного документооборота помогают существенно снизить нагрузку на отдел кадров, помочь автоматизировать не только обработку документов, но и управление персоналом.
- Нельзя забывать, что ряд документов работодатель обязан оформлять в бумажном виде. В целом, переход на КЭДО – выгодные вложение времени и средств в повышение эффективности работы кадровой службы любой компании.