Далеко не все компании проводят оценку деятельности отдела кадров. Это стоит делать, особенно если предприятие большое. Как правило, предприятия малого бизнеса передают деятельность HR-отдела на аутсорсинг, а вот крупные компании предпочитают иметь собственную кадровую службу. В этой статье рассмотрим зачем нужна оценка деятельности отдела кадров и как она проводится.
Необходимость проведения оценки
Оценка деятельности отдела кадров – это комплексная процедура, которая решает следующие задачи:
- Возможность оперировать реальной статистикой и аналитикой;
- Повышение эффективности от деятельности персонала, процессов, методов и инструментов работы;
- Поиск более эффективных моделей принятия решений;
- Прогнозирование будущего фирмы;
- Выявление скрытых закономерностей и работа с ними.
Эффект от проведения аналитики полностью покрывает затраты на ее реализацию. При этом процедура прекрасно позволяет менеджерам выявить слабые места в области управления персоналом, а также сфокусировать деятельность отдела кадров на более важных вопросах.
Комментарий эксперта: оценивать деятельность hr-службы – значит выяснить насколько эффективна управленческая система в вашей компании. Также вы получаете возможность оптимизации многих моментов, т. к. будете знать конкретные показатели и владеть цифрами. Последнее поможет вам переработать бизнес-процессы, сократить расходы на неэффективные направления и добиться большей результативности персонала. Очень важно оцифровывать работу сотрудников как в hr-службе, так и в других департаментах.
Оценка эффективности работы hr-службы также необходима, чтобы оценить вклад каждого работника в компанию и понять, насколько соответствует его заработная плата выполняемым задачам. Результаты оценки помогают понять перспективность каждого сотрудника отдела и необходимость вложений в его обучение и повышение квалификации. Таким образом, оценив деятельность отдела кадров, вы сможете оптимизировать расходы на персонал в целом.
Как использовать полученные данные
Полученные в ходе оценки данные можно использовать следующим образом:
- Работа с показателями. Результаты оценки деятельности отдела кадров позволяют оперировать конкретными цифрами, что помогает проводить сравнения с конкурентами, строить стратегии продвижения и т. д. Более того, конкретные цифры позволяют показать руководству слабые места в компании и решить как их укрепить.
- Планирование финансовых трат. Результаты мероприятия по оценке деятельности отдела кадров помогают отработать многие вопросы, связанные с бюджетом. Например, вы сможете доказать эффективность расходов на сотрудников, разработать целевые знания затрат на персонал, проанализировать значения некоторых показателей, которые затем станут отправной точкой для формирования бюджета.
- Поиск лучших решений для оптимизации работы hr-отдела. Оценка работы отдела кадров позволяет выстраивать эффективные стратегии и тактики, чтобы затем планировать и осуществлять новые задачи.
- Разработка KPI. Ключевые показатели эффективности разрабатываются на основе конкретных цифр, которые можно получить при оценке деятельности работы отдела кадров.
- Выявление проблем. В данном случае важно опираться на работу со слишком низкими или слишком высокими показателями. Например, сигналом к изменениям могут стать расходы, которые слишком быстро растут, или необоснованно большой штат hr-специалистов.
Комментарий эксперта: измерить можно все и практически в любом срезе. Главное при измерении опираться на тот факт, будет ли оно полезно для компании или нет. Полученные данные нужно анализировать и использовать при разработке hr-политики. Чтобы понять, что именно измерять, стоит отталкиваться от целей компании.
Критерии эффективности работы hr-службы
Для оценки деятельности отдела кадров нужно определить эффективность его работы на всех уровнях. С этой целью необходимо проанализировать работу высшего звена управления, деятельность профессиональных кадровых служб, а также работу с кадрами профильных руководителей. Важно опросить работников на предмет их удовлетворенности работой и удовлетворения потребностей. Рассмотрим анализ каждого звена hr-службы подробнее.
Высшее звено управления
При оценке работы высшего звена управления важно оценить те параметры, которые свидетельствуют о строгом и успешном выполнении задач высшего руководства. Например, это могут быть оценка вложений в работу hr-службы, затраты на материально-техническое обеспечение, затраты на создание хороших условий работы и обеспечения сотрудникам возможностью развития в профессиональном, материальном и духовном планах.
Также важно оценивать степень выполнения кадровой политики, задействования ресурсов. Нужно постоянно следить за тем, как реализуются задачи и вмешиваться, если вы считаете, что дела не идут эффективно. Еще один критерий успешной работы высшего звена управления – это сведения по вниманию к проблемам работников. Важно оценить эффективность обратной связи и отметить работает ли они как для работников, так и для руководителей.
Кадровые службы
При оценке работы кадровых служб важно оценить эффективность решений по работе с персоналом, т. е. стоимость их стоимость в пересчете на одного работника. Также стоит оценить ошибки в их работе, например, сочувствие к кому-то из работников. Да, такое общение в компаниях имеет место и считается ошибочным. Более того, всем работникам нужно помнить, что они представители этой самой фирмы и задача компании – это их задача. Кадровая служба – это не оппозиция руководству, а команда специалистов, стоящих на стороне работодателя, имеющая свои функции и порой сочувствие, как и другие эмоции и чувства, может быть неуместным и даже вредным для атмосферы в коллективе.
Также здесь важно оценить плановость работы, т. е. нацеленность на конкретный результат. Работа кадровых служб не должна выглядеть хаотично. Специалисты должны уметь работать грамотно, планировать, решать задачи по мере их поступления и т. д. При обнаружении ошибок можно провести инструктаж на тему управленческой грамотности.
Стоит проверить кадровую службу на предмет открытости, прозрачности и соблюдения правил работы в целом. Это базовые требования к любому департаменту в организации, которые нужно соблюдать и оценивать, т. к. они напрямую влияют на доверие других работников и качество их работы в целом.
Профильное руководство
Эффективность работы линейного руководства определяется при помощи экономических и производственных показателей работы подразделений и их соответствия плановым показателям. Также здесь важно оценить удовлетворенность работников всей компании организацией системы труда и отношений в целом, т. к. именно за это отвечает линейное руководство. Для лучшей оценки можно провести интервьюирование работников всех служб компании.
Как понять, в компании налажено эффективное управление сотрудниками
Есть целый ряд показателей, которые дают понять, что управление сотрудниками в компании происходит эффективно. Главные из них – это количество, качество и результативность деятельности работников. Для того, чтобы оценить эти показатели, нужно посмотреть на отработанное время, объем выполненной работы и т. д.
Обратите внимание, что продуктивность труда – не статичный показатель. Он связан с многими другими факторами, которые, в свою очередь, связаны с членами команды и руководителями. Перечислим их:
- Желание трудиться и выкладываться на все 100%. Рядовой сотрудник трудится хорошо, но почти всегда не в полную силу, потому что не понимает, зачем ему это делать. Дополнительная стимуляция в виде небольшого денежного или любого другого вознаграждения может послужить мотивацией работать в полную силу. Поэтому руководители всегда должны разрабатывать системы мотивации, чтобы работники понимали зачем решают поставленные задачи. Этот принцип работает не только в отделе кадров, но и в любом другом департаменте компании в принципе.
Комментарий эксперта: обратите внимание, что при наличии мотивации в выигрыше остаются все стороны. Так, работник получает улучшение материального положения и/или продвижение по службе, а компания – большую прибыль.
- Задействование личных нужд работника для роста его эффективности. Помимо статуса и финансов у каждого сотрудника есть собственные интересы, которые и привели его к работе на определенной должности в определенной компании. Руководителю или начальнику hr-службы важно понять его мотивы и пустить их на благо компании.
- Заинтересованность руководства в коллективе. Чувство собственной значимости – важный элемент мотивации, как и личный интерес или материальная выгода. Согласитесь, что любой человек в любой компании очень хочет быть нужным. Поэтому руководство должно уважать и ценить его труда, видеть в каждом сотруднике человека и надеяться на то, что он не подведет.
Еще один важный момент: оценку деятельности отдела кадров и прочих департаментов достаточно сложно внедрить в компанию. Рассмотрим этот нюанс подробнее.
Как внедрять систему оценки
Успешная система оценки работы существует далеко не в каждой компании. Причины на это разные: некоторые компании попробовали, но неудачно выбрали методы оценки, другие фирмы имеют слабых руководителей и т. д.
Сложная система оценки – главная трудность на пути к эффективности. На самом деле, чем проще – тем лучше. Поэтому внедрять систему нужно постепенно, при этом, не вводя много новых критериев оценки. Также важно проработать объективность оценки: она не должна зависеть от должности человека и его полномочий.
Рекомендация эксперта: постарайтесь автоматизировать оценку деятельности труда hr-службы. Многие специалисты не любят тратить время на бессмысленную по их мнению работу, поэтому могут выполнять ваши просьбы по оценке труда спустя рукава. Поэтому стоит либо автоматизировать процесс, либо постараться донести до персонала важность процесса.
Методики оценки работы отдела кадров
Можно прибегнуть к математических расчетам, однако, в большинстве случаев можно ограничиться более простыми методами оценки и поработать с такими показателями, как мотивированность и активность работников, а также их желание работы в организации.
Руководитель должен понимать, что даже если у компании высокие финансовые показатели, это не гарантирует того, что все сотрудники мотивированы и работают на 100%. Поэтому оценку деятельности отдела кадров, а также прочих департаментов в компании необходимо проводить: так вы сможете оптимизировать бизнес-процессы.
Оценивать работу сотрудников можно разными методами. Далее мы рассмотрим самые популярные и простые для этого технологии подробнее.
Аттестация
Для проведения аттестации необходимо собрать комиссию с председателем. У каждого из ее членов должны быть какие-либо навыки и умения, которые будут оценивать в ходе аттестации. Оценка может вестись по разным критериям.
Комментарий эксперта: обратите внимание, что именно проведение аттестации является единственным законным способом оценка профессионального уровня сотрудника, т. к. она предусматривается ТК РФ. Если сотрудники не набирают необходимое количество баллов за это мероприятие, то проводится переаттестация.
Тестирование
Тестирование – это удобно, быстро и достоверно. Тестирование можно проводить как при приеме сотрудников на работу, так и при проведении оценки деятельности департаментов.
Целевое управление
Целевое управление – это также объективный и удобный метод оценки. Оно позволяет оценить социальную эффективность работника, т. е. степень применения возможностей и потенциала работников для роста компании. Также целевое управление позволяет проанализировать труд сотрудников во время службы и соответствие их навыков должностной инструкции.
Целевое управление проводится следующим образом: начальник ставит перед подчиненными несколько задач и сроки их выполнения. Обязательное условие – это четкое техническое задание и выполнимость. После истечения срока выполнения качество результата проверяется и оценивается.
Заключение
- Оценка деятельности отдела кадров необходима, чтобы повысить эффективность персонала и бизнес-процессов, выявить скрытые ошибки и устранить их, а также иметь возможность прогнозировать будущее компании.
- Обратите внимание, что затраты на проведение оценки всегда оправданы, т. к. позволяют выявить слабые места, устранить их и сделать фирму сильнее.